Politíca de Tratamiento de información y Protección de Datos Personales ALAFECHA
1. GENERALIDADES Y PRESENTACIÓN
ALAFECHA SAS en adelante ALAFECHA o la Sociedad es una sociedad mercantil domiciliada en la ciudad de Floridablanca, constituida mediante documento privado de fecha veintitrés (23) de Febrero de dos mil veintitrés (2023) inscrita el catorce (14) de Marzo de dos mil veintitrés (2023), bajo el número 209243 del libro IX, del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bucaramanga, con Matrícula Mercantil número 05-642386-16, con Número de Identificación Tributario (NIT) 901693192-7, Es una Persona Jurídica de derecho privado, creada con el propósito de ayudar a las personas, preferiblemente mujeres de bajos ingresos, a normalizar su situación financiera mediante el acompañamiento empático, basado en nuestra experiencia en microfinanzas, a través de un modelo de gestión eficiente y afectivo de recuperación de cartera que logre entender su realidad y proveer soluciones de re-inclusión financiera.
2. NORMATIVA APLICABLE
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, se sustenta en las normas legales vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, cuyo cumplimiento esta organización se encuentra plenamente comprometido las cuales, se enlistan a continuación:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
- Ley Estatutaria 1266 de 2008.
- Ley 1273 de 2009.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto 886 de 2014.
- Decreto 1074 de 2015.
- Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. OBJETIVO
ALAFECHA S.A.S. responsable desde su actuar y guiado por sus valores corporativos, ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios.
En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros.
Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.
4. ALCANCE.
ALAFECHA S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.
En esta Política se describen los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido tratamiento de estos. El tratamiento que se realice por parte de ALAFECHA S.A.S. se basará en la autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas.
La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales ALAFECHA S.A.S. realiza tratamiento de información personal.
5. GLOSARIO.
Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:
Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad:es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de ALAFECHA S.A.S
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
Titular:persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para ALAFECHA S.A.S serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por ALAFECHA S.A.S.., ya sea directa o indirectamente.
Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. PRINCIPIOS RECTORES
ALAFECHA S.A.S. se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: ALAFECHA S.A.S. es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: ALAFECHA S.A.S. tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
Principio de libertad: ALAFECHA S.A.S. tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En ALAFECHA S.A.S. Está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: ALAFECHA S.A.S. conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, ALAFECHA S.A.S. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: ALAFECHA S.A.S manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
7. AUTORIZACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS.
ALAFECHA S.A.S solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.
El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.) El consentimiento de la referencia también se podrá obtener mediante la atención de solicitudes, gestión integral de contratos de sus aliados comerciales y o de los contratos de gestión de cobranza que LAFECHA S.A.S, con sus clientes.
La autorización previa, expresa e informada del titular del dato permite el contacto a través de diversos medios o plataformas (tales como SMS, MMS, WhatsApp, Correo electrónico, instagram, tiktok llamada telefónica, internet, redes sociales, de acceso público o cualquier aplicación o medio de divulgación o comunicación masiva análogo o digital, la cual tiene como propósito la realización de las siguientes finalidades: La gestión de cobranza en todas sus fases o etapas por cualquier medio análogo o digital, gestión de recaudo, control, comportamiento, hábito de pago así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información, centrales de información, bases de datos de riesgo o bases de datos de productos y servicios financieros o aliados; actualizar las relaciones contractuales y comerciales vigentes y futuras y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, en todo caso garantizando el derecho de hábeas data.
ALAFECHA SAS puede monitorear, grabar y conservar las llamadas telefónicas o cualquier otra comunicación electrónica sostenida con el titular, con el objetivo de llevar un registro exacto de la información proporcionada, garantizar la calidad de nuestros servicios, resolver quejas, reclamos, solicitudes, cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias y, realizar negociaciones comerciales y/o acuerdos de pago con los titulares del dato.
En virtud de su naturaleza y objeto social, ALAFECHA S.A.S. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.
ALAFECHA S.A.S. conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Cuando se trate de datos sensibles ALAFECHA S.A.S, informará al titular de los mismo, que para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento la cual será siempre, previa, expresa y clara (en caso de no querer que se realice entrega de la misma, por parte de ALAFECHA S.A.S ), se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados, en caso se aceptar la autorización del majo el dato sensible se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
8. USO ESPECÍFICO DE LA INFORMACIÓN.
Las siguientes son los principales usos, para los cuales ALAFECHA S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal:
Clientes y/o usuarios
Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con gestión de cobro y recuperación de cartera.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, incluyendo contactar al cliente para estos fines.
Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
b. Proveedores y aliados
La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación que afecte directamente ALAFECHA S.A.S y que a razón de esto, ALAFECHA S.A.S sea titular de datos de los mismos, debido a que, la actividad que desempeña requieran acceso organización.
Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de ALAFECHA S.A.S
Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de ALAFECHA S.A.S.
Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.
9. VIGENCIA DEL USO DE TRATAMIENTO DE DATOS.
Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por ALAFECHA S.A.S. durante el término contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.
10. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.
Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por ALAFECHA S.A.S. podrán: Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que ALAFECHA S.A.S. realiza sobre los datos personales. Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que ALAFECHA S.A.S. . presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ALAFECHA S.A.S.
En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:
Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
10. DEBERES DE ALAFECHA S.A.S
ALAFECHA S.A.S. como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:
Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable ALAFECHA S.A.S, cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el
compromiso de acoger y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por ALAFECHA S.A.S,o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, ALAFECHA S.A.S deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por ALAFECHA S.A.S
Dar trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
12. ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS.
Los titulares de la información cuando requiera realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:
a. Consultas
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de ALAFECHA S.A.S.
De acuerdo con lo anterior, ALAFECHA S.A.S. garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.
Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por ALAFECHA S.A.S.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
b. Reclamos
Corrección, actualización, supresión y revocatoria
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de ALAFECHA S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que advierten un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley.
Requisitos para presentar un reclamo:
Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitir la respuesta de la solicitud.
En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, ALAFECHA S.A.S. entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando ALAFECHA S.A.S. no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.
En el caso que el reclamo sea recibido completo, se procederá por parte de ALAFECHA S.A.S. a tramitar el mismo. Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante ALAFECHA S.A.S., como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Supresión de la información
En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que ALAFECHA S.A.S. analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra ALAFECHA S.A.S.
Revocatoria de la autorización
En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, ALAFECHA S.A.S.analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede.
No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra ALAFECHA S.A.S.
Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.
13. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTA QUEJAS Y RECLAMOS.
ALAFECHA S.A.S. tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal: será a través de [email protected]
14. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ANTE TERCEROS .
En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, ALAFECHA S.A.S. velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.
En atención a lo anterior,ALAFECHA S.A.S.., sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.
En este sentido, ALAFECHA S.A.S.. podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podrán coordinarse para validar el cumplimiento.